Sistem Akuntansi Pembelian (Kredit)

A.        Latar Belakang

Perkembangan usaha saat ini ditandai dengan adanya kompetisi usaha yang semakin dalam skala global. Kondisi seperti ini didorong oleh teknologi informasi, sehingga setiap perusahaan baik berskala besar, menengah maupun kecil harus aktif dalam mencari informasi dari dalam perusahaan dan luar perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Salah satu Sistem Informasi Akuntansi yang penting di dalam perusahaan yaitu SIA Pembelian. SIA Pembelian adalah pembelian barang yang dilakukan secara kredit maupun tunai. Karena SIA pembelian melibatkan rekening-rekening harta yang sangat beresiko terhadap korupsi, pencurian, dan penipuan. Dengan keaadaan seperti ini memicu perusahaan-perusahaan untuk melakukan perbaikan yang secara terus menerus pada SIA Pembelian.

SIA pembelian pada umunya adalah kumpulan sumber daya dalam organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan tentang pembelian atau pengadaan barang yang diperlukan perusahaan yang relevan serta mengubah data menjadi informasi untuk pengambilan keputusan kepada pihak luar dan pihak dalam. Struktur pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran pembelian/pengadaan barang yang penting bagi organisasi agar dapat dicapai.

Dalam SIA pembelian kredit  pada khususnya terdiri dari bagian yang terkait, dokumen yang digunakan dan tugas dari berbagai bagian yang terkait dalam SIA pembelian kredit. SIA pembelian kredit yang efektif dan efisien apabila sistem akuntansi tersebut telah memenuhi prinsip cepat, aman dan murah. Struktur pengendalian internal yang baik dari perusahaan meliputi organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktik yang sehat.

Tujuan struktur pengendalian internal terhadap SIA pembelian kredit adalah menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Oleh karena itu struktur pengendalian internal terhadap SIA pembelian kredit perusahaan harus efektif dan efisien karena ternyata sistem yang dibuat dan disusun sudah memenuhi prinsip cepat, aman dan murah sehingga akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan.

SIA pembelian kredit digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian kredit dapat digolongkan menjadi dua: pembelian kredit lokal dan impor. Pembelian kredit lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian kredit dari dari pemasok luar negeri.

B.        Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi Yang Terkait

1.     Fungsi gudang

      Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.     Fungsi pembelian

      Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.     Fungsi penerimaan

      Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4.     Fungsi akuntansi

      Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar)yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah :

a.      Surat permintaan pembelian

      Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau  fungsipemakai barang untuk meminta fungsi pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

b.     Surat permintaan penawaran harga

      Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c.      Surat order pembelian

      Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yangtelah  dipilih.

d.     Laporan penerimaan barang

      Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e.      Surat perubahan order pembelian.

      Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

f.       Bukti kas keluar

      Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice)

Menurut Mulyadi (2001:299-310) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah :

1.     Register bukti kas keluar (Voucher Register)

      Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar .

2.     Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.    Kartu utang

        Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.    Kartu persediaan

     Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Menurut Zaki Baridwan (1990 : 169), formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan sebagai berikut :

1.    Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang atau gudang atau pembelian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang atau jasa seperti yang tercantum pada formulir tersebut.

2.    Permintaan Penawaran Harga. Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta harga dari penjual

3.    Order Pembelian. Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkan kepada penjual barang atau jasa tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir order pembelian barang ini adalah sebagai berikut :

a.  Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy) Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadangkadang penjual diberi 2 lembar order pembelian yang satu lembar akan dikembalikan sebagai pemberitahuan pesanan diterima.

b.  Tembusan Penerimaan (Receiving Copy)

    Tembusan ini diberikan kepada bagian penerimaan. Dalam Blind Receiving Procedure, tembusan ini dapat ditiadakan, atau kolom jumlah pesanan ditutup dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian penerimaan betul-betul menghitung barang yang diterima.

c.   Tembusan Untuk Arsip

    Tembusan ini bisa dibuat 2 lembar, yang satu lembar digunakan untuk mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini disebut Unifilled Under Copy dan disimpan urut abjad nama penjual. Lembar yang kedua diarsipkan urut nomor order pembelian dan digunakan untuk mengawasi order-order yang dikeluarkan, disebut Jurnal Register Copy.

d.  Tembusan Posting atau Distribusi

    Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan dicatat dalam kolom”dipesan” dalam kartu persediaan. Tembusan ini dapat juga digunakan untuk membuat statistik order pembelian.

e.  Laporan penerimaan barang (receiving report)

    Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang yang diterima

f.   Fomulir Persetujuan faktur.

    Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian dan penjumlahan dalam faktur sudah betul, dan barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Formulir ini dapat diganti dengan cap (stempel) yang isinya sama dengan formulir. Cap (stempel) ini dicapkan pada faktur yang sudah disetujui.

g.  Memo Debit/Kredit

Memo debit digunakan oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barangbarang yang dikembalikan pada penjual. Sedangkan memo kredit digunakan oleh bagian pembelian apabila barang yang dikirim melebihi jumlah pesanan dan kelebihan itu belum diperhitungkan dalam faktur penjual.

C.        Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

Untuk dapat menjual barang tentunya perusahaan terkebih dahulu harus memperoleh barang yang akan dijual. Sistem pembelian kredit yang baik dapat memberikan informasi mengenai dari mana barang berasal, barang mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang per periode untuk menjadwalkan pembayaran, daftar giro yang dibayarkan. Dengan sistem pembelian kredit yang baik, diharapkan masalah persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat dihindari.

Sistem pembelian kredit merupakan bagian dari siklus pengeluaran (expenditure). Komponen lain dari sistem pengeluaran adalah sistem penggajian dan pengeluaran kas lainnya. Pada sistem pembelian umumnya diperlukan informasi-informasi sebagai berikut:

1.     Jumlah barang yang harus dipesan, karena persediaan menipis

2.     Jumlah order pembelian yang diterbitkan setiap periode

3.     Barang yang di-order yang belum diterima barangnya.

4.     Jumlah hutang yang akan jatuh tempo (0-30, 31-60, 61-90, lebih dari 90 hari)

5.     Informasi pembelian berdasarkan barang, suplier/pemasok, maupun faktur atau urutan pembelian.

6.     Informasi hutang berdasarkan suplier, maupun urutan pembayaran hutang.

Sebuah sistem informasi pembelian pada suatu perusahaan umumnya memiliki aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1.     Permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan, misalnya Bagian Gudang

2.     Pemesanan barang dan dokumen dari suplier

3.     Penerimaan barang dan dokumen dari suplier

4.     Pencatatan barang masuk

5.     Pencatatan hutang jika pembelian kredit

6.     Pembayaran hutang jika pembelian kredit

Berdasarkan aliran data secara umum tersebut, kita dapat mengenal proses pencatatan apa saja yang perlu dilakukan. Bagian internal (yang mengoperasikan sistem) adalah bagian pembelian dan keuangan/hutang. Dari proses tersebut dapat dirancang sistem berbasis komputer yang memanfaatkan teknologi basis data (database).

Pada prakteknya, pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.   Berdasarkan jangka waktu pembayaran terdiri atas:

a. Pembelian Tunai, yang jangka waktu pembayarannya sangat singkat ataupun bersamaan dengan terjadinya penerimaan barang.

b. Pembelian Kredit, yang jangka waktu pembayarannya lebih lama misalnya 1 bulan, 2 bulan atau sesuai perjanjian

2.   Berdasarkan jumlah barang yang dibeli, terdiri atas:

a.    Pembelian grosir, yaitu pembelian dalam jumlah banyak. Karena nilai pembeliannya juga cukup besar, maka pada umumnya pembelian grosir bersifat kredit.

b.    Pembelian eceran, yaitu pembelian dalam jumlah sedikit. Karena nilai pembeliannya juga relatif sedikit, maka pada umunya pembelian eceran bersifat tunai.

3.   Berdasarkan hak atas barang yang dibeli, terdiri atas:

a.    Pembelian Umum, yaitu jika terjadi pengalihan hak dari pihak penjual ke pihak pembeli. Pembelian ini merupakan bentuk yang paling umum, karena penjual tidak menanggung resiko apapun jika barang sudah dibeli.

b.    Pembelian Konsinyasi, yaitu barang yang dijual sebenarnya adalah milik supplier asal. Artinya jika barang tidak laku, dapat dikembalikan kepada supplier-nya. Misalnya sebuah “supermarket Y” membeli pakaian dari “pabrik Z”. Pakaian yang dibeli “Y” sepenuhnya milik pabrik “Z”, sehingga jiia tidak laku dapat dikembalikan ke pabrik “Z”. Sedangkan atas pakaian yang laku dijual, umumnya supermarket tersebut memperoleh komisi dari pabrik “Z”.

      Perancangan Basis Data

Berdasarkan analisis aliran data di atas, dapat disimpulkan bahwa pada umumnya sisrtem pembelian kredit memiliki 2 transaksi penting yaitu:

1.    Transaksi pemesanan barang dan pembelian ke supplier

2.    Transaksi pembayaran hutang jika pembayaran kredit.

Kedua transaksi tersebut dapat menjadi lebih sederhana, misalnya jika pembelian eceran, bahwa sebagian besar dilakukan secara tunai, maka proses-proses tersebut menjadi satu kesatuan. Dengan demikian sistem pembelian eceran hanya memiliki satu transaksi saja.

Berikut ini adalah sebuah contoh rancangan basis data untuk sistem pembelian kredit, namun dapat digunakan untuk sistem pembelia tunai. Basis data terdiri dari 4 tabel transaksi, yaitu tabel pembelian dan detil pembelian, tabel pembayaran dan detil pembayaran. Basis data yang terdiri yang dari 3 tabel induk (master) yaitu tabel supplier, tabel barang dan tabel kelompok barang.